第一章 总则

第一条 为规范学院采购工作，提高资金使用效益，维护学院利益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》及山东省政府采购有关规定等，结合学院实际，制定本办法。

第二条 凡使用纳入学校财务统一管理的资金采购货物、工程和服务项目的活动，均适用于本办法。法律、法规另有规定的，从其规定。

本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、服务和工程的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括有形物和无形物。

本办法所称服务，是指除货物和工程施工以外的其他采购对象，包括各类专业服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、货物维修与维护服务等。

本办法所称工程，即工程建设项目，是指工程施工、工程货物和工程服务。工程施工是指包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等施工；所称工程货物，是指构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等；所称工程服务，是指为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。

第三条 采购工作遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第四条 各部门应加强采购需求计划和预算管理，科学、合规、准确地编制采购需求，定期集中、汇总采购计划，压缩采购批次，降低采购成本，提高采购效率。

第五条 采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商（指提供货物、工程和服务的法人、其他组织、或者自然人）有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系的，可以申请其回避。

第六条 任何部门和个人不得以任何方式非法、违规干涉采购活动，不得将依法必须进行招标采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标采购。

第二章 组织机构及职责

第七条 国有资产管理处为采购工作的日常组织管理部门。其主要职责为：

（一）起草、修订学院的采购管理规定和具体实施细则；

（二）贯彻落实学院关于采购的各项规定，负责采购的组织工作；

（三）组织实施采购项目论证，建立政府采购项目库；

（四）接受采购申请，确定采购方式，选择采购代理机构；

（五）操作政府采购系统专网、政府采购网上商城系统；

（六）发布（或委托采购代理机构）需求公示、采购公告、发放采购文件，接受投标报名；

（七）组织（或委托采购代理机构）开标、评标、定标及发送中标通知书；

（八）担任或推荐采购人代表参加政府采购开标评审；

（九）负责采购项目文件资料的整理和归档。

第八条 纪委监察室为学院的采购工作的监督检查部门，其主要职责为：

（一）监督采购法律法规和规章制度的执行情况；

（二）监督采购范围、方式和程序的执行情况；

（三）监督采购项目的综合验收工作；

（四）根据相关规定界定验收过程中争议解决办法；

（五）受理采购工作中的有关投诉。

第九条 财务审计处为采购项目的经济审核和付款部门，负责采购预算审核，督促采购预算执行，主要职责为：

（一）参与制定采购管理制度；

（二）审核采购项目的资金来源、经费预算；

（三）编制、调整政府采购预算；

（四）参加学院自行采购项目的开标评审；

（五）参加采购项目综合验收；

（六）根据项目需要做出相关采购项目的审计或决算报告；

（七）组织采购项目绩效评价。

第十条 项目承办部门为采购项目立项、制定采购需求的部门。其主要职责为：

（一）指定采购项目负责人组织项目使用部门、相关专业专家等对拟采购项目进行论证；

（二）编报采购需求；

（三）组织实施采购项目的各阶段验收工作；

（四）负责组织现场勘察及对采购项目技术部分的释疑；

（五）负责组织会签合同、履行合同；

（六）办理固定资产入库手续；

（七）办理付款事宜；

（八）负责联络中标单位做好合同规定的售后服务及相关工作。

第十一条 使用部门为交付使用后对项目进行管理、使用及维护的部门。其主要职责为：

（一）配合项目承办部门编制采购需求；

（二）参与采购项目验收；

（三）接收、使用、管理、维护经验收合格的货物。

第十二条 采购项目负责人是项目承办部门指定的对采购项目全过程管控的责任人，每个项目固定安排一名采购项目负责人，其主要职责有：

（一）主导采购需求定制；

（二）参与项目需求论证及采购评审活动；

（三）参与合同谈判及合同编制工作；

（四）项目实施过程质量控制；

（五）参与项目履约验收工作；

（六）配合做好项目结算付款相关工作；

（七）协助国有资产管理处答复或处理采购过程中出现的质疑及投诉。

第三章 采购方式及限额标准

第十三条 采购项目，需在学校批准预算或经费落实后方可实施。采购项目根据预算分类分为政府采购预算项目和学院自主采购预算项目。

纳入政府采购预算的采购项目实施政府采购，其采购程序由国有资产管理处按照政府采购相关规定（或委托采购代理机构）执行，其采购立项、合同管理、验收管理按照本办法执行。

第十四条 学院自主采购预算项目及政府采购预算项目中采用自行采购方式的采购项目为学院自主采购项目。

国有资产管理处按照自主采购项目的复杂程度和以下限额标准确定采购方式或委托代理公司组织采购：

单项或年度批量预算在5万元以上的采购项目，除批准使用单一来源方式采购的项目以外可以选用竞争性磋商、竞争性谈判、政府采购网上商城、公开询价进行采购。公开询价一般适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目。

单项或年度批量预算在1万元上，5万元以下采购项目，属于定点采购范围的优先采用定点采购，其他由国有资产管理处组织进行政府采购网上商城或多部门市场询价确定供应商。

预算金额在1万元以下的采购项目，属于定点采购范围的优先采用定点采购，属小额零星采购范围的项目由使用部门自行组织采购，其他由项目承办部门组织进行政府采购网上商城或双部门市场询价确定供应商。

小额零星采购适用于省《集中采购目录》以外，单次采购金额1000元以下，且年度批量采购预算5000元以下的采购项目。

第十五条 单一来源采购是指从某一特定供应商或承包人处直接购买货物、工程、服务的采购方式。

符合下列条件之一的货物或服务，由项目承办部门申请，经采购领导小组组长批准，可采用单一来源方式：

（一）只能从唯一供应商采购的；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；

（四）因教学科研工作需要，对采购项目有原创和特殊技术要求的；

（五）符合政府采购相关规定，可以申请续签的采购项目。

第十六条 因突发情况形成的按既定程序无法完成采购的项目，由项目承办部门提交调整采购方式申请，并在申请中详细说明事因、时间紧急程度，经批准后按批示实施采购。

预算金额10万元以内由院长批准采购；预算金额10万元以上的，院长审批后实施采购，事后由项目承办部门向党委会汇报。

第四章 采购项目立项

第十七条 使用部门于每年9月份开始编制下一年度采购预算，采购预算经学院通过，形成年初立项采购项目。

项目承办部门或使用部门应在年初预算下达25日内提交采购申请（含详细的采购需求）。逾期不交视为项目暂停采购，属政府采购预算的，财务处可根据用款需要进行调减，暂不调减的国有资产管理处可根据需要调整为采购年中追加采购项目。

项目承办部门或使用部门申请采购预算被调减或调整的采购项目，需按年中追加采购项目申报采购预算，经省财政厅批准后实施采购。

第十八条 无法预计的突发采购项目或因教学、办公需要急需追加的采购项目，需先向财务处申请预算调整，预算落实后使用部门提出年中立项申请，年中立项申请应包含详细的采购需求。

5万元以下的年中立项申请由院长批准，5万元以上10万元以下的由院长办公会批准，10万元以上的年中立项申请由学院党委会批准。

第十九条 项目承办部门应根据项目特点，结合预算编制、相关可行性论证和需求调研情况对采购需求进行编制和论证，需求复杂的采购项目可引入第三方专业机构和专家。采购需求内容应当涵盖采购对象需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求，采购对象的数量、交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等。采购预算在5万元以上的，需明确绩效目标。

第五章 采购程序

第二十条 竞争性磋商、竞争性谈判、公开询价采购程序：

（一）提出采购申请

项目承办部门或使用部门提出采购申请，采购申请包含质量标准、技术规格、采购数量、工期、质保期、验收标准、采购预算等要素。

（二）根据采购项目的复杂程度，国有资产管理处按需组织专家对采购申请（需求）进行论证

（三）编制采购文件

国有资产管理处按照相关采购规定和项目采购需求起草采购文件；项目承办部门审核、组织会签，并对采购内容及相关要求负责。

（四）发布采购公告，接受投标报名

国有资产管理处在校园网或指定其他媒介上发布采购公告，并接受供应商的投标报名。竞争性磋商公告期不少于10日;竞争性谈判公告期不少于7个工作日，公开询价公告期不少于3个工作日。

（五）发售采购文件

竞争性磋商文件发放不少于5个工作日；竞争性谈判文件发放不少于3个工作日；公开询价文件发放不少于1个工作日。

（六）踏勘现场，采购文件答疑

国有资产管理处对采购文件商务部分答疑负责；采购项目负责人对踏勘现场内容，采购文件技术答疑负责。

（七）确定谈判（磋商、询价）小组成员

国有资产管理处根据采购方式和内容起草成立评审委员会、谈判（磋商、询价）小组，由院长批准。

竞争性谈判、竞争性磋商谈判（磋商）小组成员一般不少于5人；公开询价询价小组成员不少于3人。

（八）谈判、磋商及询价

国有资产管理处组织谈判、磋商、询价。

竞争性磋商、谈判经评审合格供应商不足3家的，该项目废标重新组织报名。

确因工期紧张不宜重新组织报名的，确定项目废标后，经评审小组同意，项目承办部门提出变更采购方式申请，经采购院长批准，改为与递交投标文件的合格投标人谈判议价。

经两次组织评审，递交响应文件的合格供应商均少于3家的，经院长批准，可改为与递交响应文件的供应商谈判议价或进行市场询价。

（九）确定成交人

谈判（磋商、询价）小组出具评审报告，并确定成交候选人。标的金额50万元以下的评审报告由院长批准；标的金额50万元以上的评审报告由党委会批准。

（十）发布成交公告。

（十一）国有资产管理处组织项目承办部门、使用部门与成交供应商进行工作移交。

第二十一条 网上商城采购是指通过山东省政府采购网上商城实施采购。国有资产管理处根据通用设备配置标准、预算金额或申请部门提供的产品规格、型号操作网上商城采购。

第二十二条 定点采购是指向学院采购确定的定点供应商采购货物、服务或小额零星工程。

定点采购供应商及供货价按照原项目采购时确定的方法确定，相关资料交国有资产管理处备案。遇原项目未明确说明供应商及供货价产生方法的，由国有资产管理处拟定该项目供应商及供货价产生方法，经院长批准后实施。

第二十三条 市场询价项目采用低价成交原则，询价对象一般至少选择能满足采购需求的三家具有市场竞争关系的供应商，其中应至少优先选择两家经学院采购类似项目确认的供应商库中的供应商进行询价比较。

多部门市场询价由国有资产管理处统一组织，市场询价小组一般由项目承办部门、使用部门、财务处、国有资产管理处组成。多部门市场询价结果由项目承办部门分管院长批准。

双部门市场询价由项目承办部门组织实施，一般由项目承办部门和使用部门共同询价；遇项目承办部门和使用部门为同一部门的，项目承办部门应邀请国有资产管理处共同询价。双部门市场询价结果由项目承办部门负责人批准，采购申请及询价过程资料送国有资产管理处备案。

第六章 合同管理

第二十四条 政府采购项目均需签订政府采购合同，其他采购项目成交金额在5万元以上的需签订采购合同；采购金额在5万元以下的根据项目内容复杂程度和财务处的相关要求确定是否签订采购合同。

第二十五条 成交后，由项目承办部门与成交供应商签订书面合同。合同内容应与采购文件、成交供应商响应文件、成交通知书、成交供应商在评审过程中做出的书面澄清或承诺等内容一致，不应存在实质性超出以上文件的内容。

合同签订（定点采购合同除外）一般应在成交公告发布20日内完成；遇项目复杂、涉及部门较多等原因，延迟签订最多不能超过成交公告发布起30日。

政府采购合同由国有资产管理处起草，其他采购合同由项目承办部门起草。项目承办部门须对合同进行审查，并组织使用部门、财务处、国有资产管理处、法律顾问会签后报分管院长签批盖章。

合同生效后，项目承办部门按合同约定分发合同，并向国有资产管理处送交合同原件一份。

第二十六条 项目承办部门负责履行合同，采购项目负责人是合同履行的第一责任人。项目承办部门应组织采购项目负责人、使用部门和本部门相应工作人员具体实施、协调、监管履行合同。

第二十七条 合同执行期间，因特殊原因需变更合同内容的，由项目承办部门提交书面申请，经分院长审核后报院长批准，原件留国有资产管理处存档。

合同变更涉及合同金额变更的，变更额度超原合同额10%或10万元以上的，项目承办部门应向党委会汇报，经党委会批准后签订补充协议。

合同变更应先请示，经批准后执行，任何部门和个人不得与供应商私自协商变更采购合同。

第七章 验收管理

第二十八条 货物和服务采购项目中含有隐蔽施工或进度款的项目，应根据需要对隐蔽工程和项目节点执行中期验收。项目中期验收由供应商提出申请，项目承办部门组织使用部门、本部门项目管理人员及监理人员（如有）进行验收，采购项目负责人出具中期验收报告，并组织签字确认。

中期验收应该在符合验收条件24小时内进行。中期验收不合格，项目承办部门应及时通知供应商进行限期整改或换货。整改、换货完成经供应商申请再次组织中期验收。循环执行直到合格。

未执行中期验收或中期验收不合格的隐蔽性施工，结算时应扣除相应合同款，给学院造成损失的，项目承办部门应进行追偿。

第二十九条 货物和服务采购项目交货、安装、调试或提供服务完成，由供应商先全面自检，自检合格后，供应商提出申请，项目承办部门组织采购项目负责人、使用部门、本部门项目管理人员及监理人员（如有）对照合同进行初步验收，初步验收以合同为准，并涵盖合同中的全部采购内容及要求。

初步验收应在符合验收条件5个工作日内进行。初步验收不合格，项目承办部门应及时通知供应商进行限期整改或换货。整改、换货完成经供应商申请再次组织中期验收。循环执行直到合格。

初步验收出具初步验收报告，内容应包含具体的验收内容和验收情况，相关验收人员签字确认。初步验收报告、中期验收报告原件送国有资产管理处备案。

第三十条 综合验收是指在初步验收合格后，由国有资产管理处组织项目承办部门、使用部门、财务处、监察室等相关部门对项目进行的综合验收。综合验收应在初步验收合格后10个工作日内进行。

国有资产管理处根据项目的复杂程度、项目实施情况和用户的反馈，可聘请校外专家或本项目未中标（成交）供应商参加综合验收。

综合验收合格，项目承办部门办理入账报销手续。

第三十一条 合同额在20万元以上采购项目，必须办理综合验收。合同额在20万元以下的项目，国有资产管理处组织抽验，合同金额5万元以上20万元以下采购项目抽验比率应在30%以上。

第三十二条 验收应严格按照采购文件和采购合同进行，保证采购项目与采购文件和采购合同内容的一致。除在采购文件有明确要求，任何部门和个人不得在项目达到验收条件后，寻找借口拖延验收。

第三十三条 维修工程和基建工程验收分别按《学院维修工程管理办法》《学院基建工程管理办法执行》。

第八章 监督检查

第三十四条 学院纪委监察室应加强对学院采购活动的监督检查。在监督检查过程中，有关部门和当事人应当如实反映情况，提供有关材料。对发现的违纪违法问题，视情节轻重追究有关当事人的责任。

第三十五条 各部门应当按照本办法的规定，加强内部管理，加强对采购工作人员的廉洁从政教育，建立健全内部监督管理、教育、培训、考核等制度。

第三十六条 任何部门和个人均有权对学院采购活动中的违规违法行为进行检举和投诉。

第三十七条 对参与采购活动的工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者，追究其纪律责任；构成犯罪的，移送司法机关处理。

第九章 附则

第三十八条 本办法中金额限定为“以上”的均包含本数；本办法中所指“非工作日”为国家法定节假日。

第三十九条 同一项目有多个使用部门，项目承办部门在制定采购需求、会签采购合同、管理项目实施和组织验收时，可根据需要从中选择一个或多个作为使用部门代表参加。

第四十条 本办法由国有资产管理处负责解释。

第四十一条 本办法自印发之日起执行，学院2018年3月30日发布的《山东外贸职业学院采购管理办法》（鲁外职院字〔2018〕6号）同时废止，其他管理规定如与本办法不一致的，以本办法为准。