第一章 总则
第一条  为规范学院档案管理工作,提高档案管理水平,加强档案的收集、整理、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、国家教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），结合学院实际情况，制定本办法。
第二条  本办法所称的档案，是指学院在党政管理、教学、科研、招生、基建、外事等活动中直接形成的对学生、学院和社会有保存利用价值的各种文字、声像、图表等不同形式、载体的历史记录。
第三条  档案工作是学院重要的基础性工作，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据,学院应加强对档案工作的领导和管理，将之纳入学院整体发展规划。
第四条　各单位、部门在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第二章机构设置与人员配备
第五条　学院档案工作由学院档案工作领导小组领导，院长任组长，分管档案工作的院领导任副组长，成员由各部门（单位）负责人担任，领导小组的主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
(二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
(三)建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员配制、档案库房、发展档案工作所需设备以及经费；
(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
领导小组下设办公室，由学院办公室主任兼任。
第六条  档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
第七条  档案室的职责
　　(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，对学院档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导；
　　(二)拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
　　(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
　　(四)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
　　(五)开展档案的查阅及利用工作；
　　(六)开展学院档案工作人员的业务培训。
第八条　学院为档案室配备专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制。
第九条  各部门（单位）应明确1名本部门（单位）档案工作的分管领导，并明确1-2名兼职档案工作人员。兼职档案人员负责本部门（单位）档案的收集整理和归档工作。
第十条  学院专、兼职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章  档案管理
第十一条  学院要建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，强化责任意识，提高学院档案管理水平。
第十二条  学院各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件归档按照教育部（原国家教委）《高等学校档案实体分类法》的要求，结合学院实际，分为九大类，即：党群类、行政类、教学类(学生)、科研类、基建类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类。凡属应归档的文件材料必须按规定及时收集、整理、归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照片、录像带等各种载体形式。
第十三条  学院实行档案材料形成部门（单位）归档制度。
各部门（单位）负责档案工作的人员要按照归档要求，根据学院制定的归档范围和保管期限表及时整理、立卷（件），立卷人要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律及其相互联系，系统整理按件或组卷编制页号，录入学院档案软件系统，交本部门（单位）档案负责人审查签字后，向学院档案室移交。学院档案室对归档的文件进行检查验收、整理、分类、编号、扫描、编目和排架等。
第十四条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十五条  个人在从事教学、科研、管理等活动所形成的各种载体形式的档案材料，要按照规定及时向部门档案工作人员移交，集中管理，任何部门（单位）和个人不得据为己有。
第十六条  原则上学院各类档案的归档时间：
(一)各部门应当在次学年6月底前归档；
(二)各系部等应当在次学年寒假前归档；
(三)教改立项、科研立项等档案应在项目完成后三个月内整理立卷归档;基建类档案应在项目完成通过鉴定、验收后三个月内整理立卷归档。
第十七条  下列文件材料应随时归档：
(一)各部门办结完毕的上级批复、合同，协议等文件；
(二)变更、修改、补充的文件材料；
(三)学院内部机构调整、职工调动、调离时留在部门或个人手中的文件材料；
(四)学院领导参加重要活动形成的文件材料；
第十八条  学院各部门（单位）的文件材料按年度归档，文件办结完毕后录入档案系统。档案室接收各部门归档文件必须办理交接手续，移交部门打印档案系统中的归档文件移交目录，一式两份，交接双方签名后各执一份备查。
第十九条  学院对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经档案工作领导小组鉴定并登记造册报院党委批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十条  学院档案室要做好档案保护工作，防止档案的破损、褪色、霉变。对已破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制；对所存档案要定期检查，消除安全隐患，如遇特殊情况要立即上报，及时处理。
第二十一条  学院档案室在国家需要时应当提供所需的档案原件或复制件。
第二十二条  学院档案室要认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计年报。
           
第四章  档案的利用与公布
第二十三条  学院档案室按国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及专利或技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第二十四条　查阅、摘录、复制重要档案，须经分管院长同意,涉及未公开的档案，应当经档案形成部门（单位）或者本人同意，必要时报请院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学院保密工作部门批准。
第二十五条　学院档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件,如有特殊需要，需经分管院长批准。加盖学院档案公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十六条　学院档案室是学院出具档案证明的唯一机构。学院档案室应为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不收取任何费用；用于个人或者商业目的的，可根据有关规定合理收取费用。
             
第五章  条件保障
第二十七条  学院档案工作所需经费列入学院预算，以保证档案工作的需求。学院根据档案工作需要，有计划的为档案室配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施。
第二十八条  学院安排专人负责档案库房的管理工作。存放涉密档案设专门库房，存放纸质档案以及声像、电子等特殊载体档案,配置恒温、恒湿、防磁、防火、防渍、防虫等必要设施。
第二十九条  学院对长期接触有毒、有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，最大程度地防止和减少档案工作职业病症及患病的发生几率，并保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，同时可以按照有关规定予以补助。

第六章  奖励与处罚
第三十条　学院建立科学、规范的档案工作考评机制，对学院各部门（单位）的档案工作进行考评。
第三十一条　对在学院档案工作中归档及时、完整的部门兼职档案员给予表彰奖励。
第三十二条　对具有下列行为之一的有关部门负责人和相关工作人员依法给予处分：
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　　则
第三十三条  本办法自公布之日起执行。原《关于印发<山东外贸职业学院档案管理办法>的通知》（鲁外职院字〔2009〕13号）文件同时废止。
凡与上级主管部门或国家的有关规定相抵触之处，按上级或国家的有关规定执行。
第三十四条  本办法由学院办公室负责解释。
附件：《山东外贸职业学院各部门、单位归档范围及保管期
限表》

山东外贸职业学院
各部门、单位归档范围及保管期限表
一、党群类（DQ）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
办公室
1.上级党组织有关党的建设、会议纪要、通知、报告及领导讲话等文件材料
（1）针对学院工作的
（2）需要学院长期执行的
（3）短期需要参照执行的
永久
长期
短期

2.学院党委名义上报上级的请示、报告及批复
 （1）重要的
 （2）一般的
永久
长期
3.学院党委发布的决定、办法、通报、通知等
（1）重要的
（2）学院需要长期贯彻执行的
（3）短期内执行的
永久
长期
短期
4.学院党委、党政联席会、党委中心组、党委民主生活会、党风廉政建设专题会议及其他党委专题会议记录及会议纪要 永久

5.上级党组织视察、调研、检查学院工作形成的文件材料 长期
6.党群系统启用（废止）印章的文件和印模 永久
7.学院党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 长期
8.学院党政工作计划、报告、总结等 永久
9.重要的群众来信、来访及处理材料 长期
10.保密、机要工作有关材料 永久
11.其他应归档的文件材料 长期/短期
12.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久/长期

纪委
 1.上级纪检监察机关关于纪检、监察工作的文件（针对学院） 长期
2.学院纪委上报纪检、监察工作的文件 长期
3.学院纪委会议记录，学院名义履行党风廉政建设工作等会议记录、纪要 永久
4.可以公开的党员处分、干部处分有关材料 长期
5.纪委名义发文（不包括案件信访等事宜的文件） 长期
6.其他应归档的文件材料 长期/短期
7.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久/长期

组织   人事处

组织
1.上级有关组织工作的指示、决定、通知等文件工作 （针对我院）    
长期
2.学院党代会
（1）学院党委向上级的请示、报告及上级批复
（2）大会主席团、秘书长、代表列席人员名单、候选人登记表、情况介绍等；
（3）大会日程安排、通知、发言稿、领导讲话稿、大会选举办法等；
（4）大会提案及办理、会议通过文件、大会决议、选举结果等；
（5）大会及小组会议记录、纪要
（6）其他应归档的文件材料    
永久

短期
 
3.学院组织机构设置、变动报告、决定、批复等 永久
4.副处级以上干部任免、调动、离休报告、决定、批复、通知等 永久
5.科级干部的考核、任免 长期
6.表彰和奖励优秀党员、先进基层等文件 长期
7.总支、支部改选报告、审批材料 长期
8.总支、支部委员名册    长期
9.党员年度报表、名册，关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员******的文件材料    长期
10.干部培训材料    长期
11.党校材料    长期
12.干部选拔材料    长期
13.出国政审批件    长期
14.组织工作计划、总结    短期
15.其他应归档的文件材料  长期/短期
16.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/ 长期

宣传
统战部

统战
1.上级针对学院关于统战工作的文件
长期/短期
2.统战工作计划、决定、报告、总结 短期
3.学院政协委员名单 长期
4.各民主党派成员名册 长期
5.统战工作重要会议记录    永久  
6.归侨侨眷、留学归国人员信息    长期
7.其他应归档的文件材料  长期/短期
8.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期
宣传
1.上级关于宣传工作的文件：针对学院或有参照意义的
长期
2.党委理论中心组学习材料等 长期
3.反映本院重大活动的见报、新闻报道等    永久
4.学院宣传工作计划、总结    长期
5.思想政治理论研究会材料（含证书、获奖论文等） 长期
6.学院年度理论学习计划、总结等有关材料 永久
7.学院简介、学院宣传册、宣传片 永久  
8.学院网站管理与维护等相关材料 长期
9.省高校思想政治教育优秀成果的通知、上报材料及获奖批复    长期
10.其他应归档的文件材料 长期/短期  
11.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期

工会
（妇委会）

1.上级有关工会工作的文件，学院工会工作请示、上级批复  永久/长期

2.工会工作计划、总结、决定、重要通知    短期
3.上级表彰工会先进集体及个人的文件、名单 长期
4.教职工代表大会、工会会员代表大会文件材料：
通知、会议日程、主席团名单、开幕闭幕词、领导讲话、工作报告、会议纪要、决议、总结、选举结果及上报批复、提案，讨论通过的文件、照片。 永久

5.工会会员名册    长期
6.工会会议记录、纪要    短期
7. 妇委会工作计划、总结及重要会议记录   短期/长期
8.关于计划生育工作计划、总结、协议     长期
9.工会组织活动材料  长期/短期
10.其他应归档的文件材料  长期/短期  
11.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期

离退休
干部处
1.上级有关离退休干部工作、离、退休工作的文件材料  长期/ 短期
2.离退休工作的计划、总结  短期
3.离退休干部年报表   长期
4.离退休干部享受待遇荣誉呈报表及批复等文件材料   长期
5.组织的离退休干部有关活动及参与各项社会活动情况等材料   短期
6.离退休人员花名册   短期
7.关工委有关活动及材料   短期
8.其他应归档的文件材料 长期/短期  
9.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久 /长期

团委

1.上级有关针对学院共青团工作的文件 长期
2.学院团代会、学代会文件材料
（大会通知、名单、工作报告、决议、领导讲话、选举结果、大会讨论通过的文件、主席团会议记录）    永久

3.学院团委（学生会、社团）工作计划、总结 长期
4.省市级及以上获奖情况 长期
5.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件 长期
6.学院团委组织的社会实践、社团等有关材料 永久/长期
7.团委员名册    长期
8.团委组织重大活动的有关材料    长期
9.其他应归档的文件材料   长期/短期
10.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料   永久/长期

二、行政类（XZ）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注

 

办公室

 

1.以学院名义给上级机关的请示、报告及上级的批复重要的/一般的 永/长
2.全院性的规章制度（规定、办法、条例、暂行办法等）
（1）重要的
（2）一般的
长期
短期
3.院长办公会、院专题会议记录、纪要 永久
4.学院历史沿革、情况介绍（上级批准成立、合并撤销、更改名称材料） 永久
5.学院行政工作要点、总结 永久
6..院领导在重要会议上的讲话及参加校外会议的发言稿等重要材料 长期
7.各部门请示及学院的批复 长期/短期
8.上级行政来文批复 永久/ 长期
9.学院及办公室行政发文 永久/长/短
10.学院大事记、年鉴     永久  
11.学院层面荣获省、市级以上的奖状、奖杯、奖牌、证书 永久
12.外单位赠送的锦旗、牌匾 永久
13.学院重要贺信、贺电材料 长期
14.启用印章的文件及印模、作废印章（学院发文）     永久
15.院历 长期
16.群众来信来访及处理材料     长期
17.其他应归档的文件材料   长期/短期  
18.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料
19.部门工作计划、总结   永久/短期
   短期  
档案室：1.上级有关针对学院档案工作的文件
2.档案年度统计年报
3.档案鉴定销毁清册、报告等 长/短
永久
永久

组织
人事处

人事
1.上级机关有关人事工作的文件
针对学院需要长期参照执行/短期内参照的

长/短
2.关于机构编制规划和上级批复 永久
3.院内机构设置、变化的文件 永久
4.人事工作规章制度 长期
5.人事工作计划、总结、会议记录 短期
6.事业单位法人登记材料 长期
7.人事、劳资等上报统计报表 永久
8.人事统计报表 永久
9.表彰先进集体、教职工、评先优文件 长期
10.处分教职工文件及撤销处分的文件材料 长期
11.学院关于师资工作和师资培训工作文件 长期
12.花名册
（1）学院教职工名册
（2）临时工花名册
永久
短期
13.教职工校内调动材料，教职工返聘工作材料， 长期
14.教职工录用、聘用、调入、调出及辞、退职文件材料 长期
15.教职工工资调整材料、名册 长期
16.学院岗位设置与聘用工作材料 长期
17.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 长期
18.学院和上级下达的师资队伍建设项目的申报、批复、检查、验收材料 长期
19.公开招聘和高层次人才工作材料 长期
20.学院聘担任兼职教授、研究员、顾问、专家学者等有关材料 长期
21.学院教师发展研究中心有关文件 长期
22.其他应归档的文件材料 长期/短期
23.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久/长期

后勤
服务处 1.上级有关针对学院后勤工作的文件 长期
2.对外签订的学院合同 长期
3.后勤工作规章制度 长期
3.工作计划、总结 短期
4.爱国卫生工作有关材料 长期
5.餐厅管理工作有关材料 长期
6.医务室管理工作有关材料 长期
7.公共卫生事件处理有关材料 长期
8.其他应归档的文件材料 长期 /短期
9.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期
图书馆 1.上级有关学院图书工作文件  长期
2.对外签订的合同、协议书 长期
3.图书规章制度 长期
4.图书年报、藏书目录  永久  
5.图书馆工作计划、总结 短期
6. 其他应归档的文件材料 长期/短期
7.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期

三、教学类（JX）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
教务处 1.上级针对学院教学工作的文件材料     长/短
2.教务处工作计划、总结 短期
3.教学改革、教学规章制度材料 永久
4.学院评估材料    永久
5.各专业人才培养方案、课程标准 永久
6.教学检查材料 长期
7.院级教学工作会议形成的记录纪要等文件材料 长期
8.对外签订的学院合同及协议                    长期
9.增设专业设置文件的请示、批复、重点建设专业、专业联盟 永久
10.学生学籍卡片 永久  
11.学生成绩总册 永久
12.学院毕业生名单及毕业证书编号 永久
13.学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学等） 长期
14.学院课程表 长期
15.各系、部、各专业使用教材目录    长期
16.各类项目的申报评审推荐 长期
17.全院层面质量提升计划等项目申报、批复、检查、验收材料 永久
18.督导成员名册、教学督导制度 长期
19.教学督导会议记录纪要 长期
20.各级优秀教学质量评奖材料    长期
21.其他应归档的文件材料  长期/短期
22.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期

招生办
(校企合作)

1.上级有关招生工作的文件（针对本院） 长期
2.学院招生计划 长期
3.新生录取名册 永久
4.考生电子档案 永久
5.招生章程、录取通知书、入学须知等材料 短期
6.有关项目申报、检查、验收材料 长期
7.签订校企合作协议 长期
8.其他应归档的文件材料  长期/短期  
9.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久/长期
校友    
1.校友名录 永久
2.校庆工作材料
(1)校庆筹备期间形成的材料(人员安排、校庆方案等)
(2)校庆活动日程表、校友名单、贺信等
(3)会上领导讲话稿、会议记录 长期

   
3.校友工作计划、总结 短期  
4.校友活动工作材料（照片等） 长期
5.校友会、教育基金会有关材料、活动情况 长期
6.其他应归档的文件材料 长期/短期  
7.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期

继续教育
学院

1.工作计划、工作总结 短期
2.对外培训等活动中形成协议、合同、备忘录等材料 长/短
3.规章制度、管理办法 长期
4.短训班通知、花名册等材料    短期  
5.自考在校生实践课程考核学生名册表及注册登记表    长期
6.自考本科毕业生名册表及学位名册表    长期
7.自考各专业年度考试计划、课程表    长期
8.自考学籍变更材料 长期
9.自考学生考研花名册 长期
10.重要会议记录、纪要、简报等 长期
11.有关项目申报、检查、验收材料     长期
12.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料   永久/长期

学生工作处(安全保卫办公室)

1.上级针对我院关于学生工作、奖贷学金工作、助学金工作、特困生工作的文件 长期

2.工作计划、总结 短期
3.学生奖励材料 长期
4.学生开学、毕业典礼、军训等大会日程及领导讲话文件等材料 长期
5.留校察看以上的学生处分材料、撤销处分、申诉材料（发文院办存） 长期
6.毕业生就业工作调配表 永久  
7.优秀毕业生审批材料 长期
8学院安防建设材料、图纸 永久  
9.有关项目申报、检查、验收材料 长期
10.学院安保工作规章制度 短期
11.学院保卫、消防工作的有关材料 长期
12.安保工作简报、安全检查记录 长期
13.综合治理的文件材料 长期
14.重要案件调查材料 长期
15.上级有关针对学院武装、人防、民兵军训工作的文件 长期/短期
16.本校武装部职责范围内的规章制度 长期
17.武装部工作统计年报及重要报表   长期
18.学生参军入伍材料 长期
19.学生兵源潜力调查材料 长期
20.相关评估材料 长期
21.其他应归档的文件材料 长期/短期  
22.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料（学生毕业合影） 永久/长期

实训中心 1.上级有关学院实训的政策、业务管理工作文件  长期/短期
2.学校实训管理的规章制度、实训室使用记录  短期
3.实训设备报表、台帐、清册以及综合性统计材料 长期
4.学院有关实训合同及协议 长期
5.实训建设有关：项目申报、检查、验收材料   长期
6.其他应归档的文件材料 长期/短期
7.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期

信息技术
中心 1.网络管理工作规章制度 长期
2.校园网建设的数据资料 长期
3.院信息化建设材料 长期
4.对外签订有关合同、协议 长期
5.其他应归档的文件材料 长期/短期  
6.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料（学生毕业生合影） 永久/长期

各系(部)
1.党总支党建工作、党员发展等有关材料   长期
2.系部党总支及党政联席会议记录、纪要等 长期
3.本部门制定的规章制度、管理办法 短期
4.各系部专业层面项目申报材料、检查、验收材料    长期
5.师生参加市级以上比赛获奖证书（复印件） 长期
6.举办、承办大型活动、重要赛事有关材料  长期
7.本部门接待外校单位、企业来访的有关材料 长期/短期
8.其他应归档的文件材料 长期/短期
9.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久/长期

国际官员
研修学院 1.上级主管部门下达的批件、通知、批复等材料 永久
2.有关项目的申报、竞争磋商等电子材料 永久
3.报送的请示、援外培训项目简介、实施方案、项目内容变更单、预算及结算材料、工作总结等材料 永久

4.培训过程中形成的协议、合同、备忘录等材料 永久
5.其他应归档的文件材料     永久
6.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料    永久  
四、科研类（KY）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
科研与发展规划处 1.上级关于科研工作指示文件和会议文件 长/短  
2.科研成果、科研经费等管理文件材料     长期
3.学院年度科研项目立项统计表 长期
4.学院年度获奖成果统计表及获奖证书复印件     长期
5.学院年度科研成果奖励统计表     长期
6.高等学校基层统计报表     永久  
7.全国普通高等学校科技统计年报表     永久
8.学院发展规划相关材料     长期
9.学院重大项目申报、检查、验收材料。     永久
10.其他应归档的文件材料   长期/短期
11.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料  永久/长期  
             科研项目立项准备阶段  
1.科研项目立项申请书 长期
2.科研项目立项审批材料（立项文件、立项通知） 长期
科研项目研究实验阶段  
1.科研项目开题、中期检查表 长期
2.科研项目经费拨付情况说明 长期
3.计划执行调整或撤销报告 长期
科研项目总结鉴定阶段  
1.科研项目结题报告 长期
2.研究成果（复印件） 长期
3.科研项目鉴定材料（鉴定代表名单、鉴定意见） 长期
4.科研项目结题证书

五、基建类（JJ）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
基建办 JJ11  综合  
1.上级有关基建工作的文件 长/短
2.有关学院基建合同 长期
3.学院维修、翻造、拆迁等问题的请示、报告、批复 长期
4.学院施工、改造、维修等合同                   长/短
5.全院性总体规划、设计总平面图 永久
6.水、电、气管道分布图 永久
7.地质勘探、地形测量材料 永久
8.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料      永久
JJ12-1  可行性研究  
1.项目建议书及上级批复 永久
2.可行性研究报告 永久
3.设计任务书及计划书 永久
4.上级审图办意见书 永久
JJ12-2   设计基础  
1.工程地质、水文地质、勘察设计、报告 永久
2.水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久
JJ12-3  设计文件  
1.初步设计文件及批复 永久
2.施工图设计 短期
3.技术秘密材料、专利文件 永久
4.设计计算书 长期
5.总体规划设计 永久
JJ12-4  工程管理文件  
1.征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿、说明 永久
2.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3.与施工相关合同 永久
4.与工程相关的协议书 永久
5.产权证书 永久
JJ12-5  施工  
1.土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定
（4）建筑材料实验报告
（5）设计变更、工程更改洽商
（6）土建施工定位测量地质勘察
（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
（8）隐蔽工程验收记录
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定
（11）交工验收记录证明
（12）竣工报告、竣工验收报告
短期
长期
长期
长期
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
永久
2.设备及管安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
（3）焊接试验记录、报告、施工检验
（4）隐蔽工程检查验收记录
（5）强度、密闭性试验报告
（6）设备调试记录
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
（8）系统调试、实验记录
（9）竣工报告、竣工验收报告
短期
长期
长期
长期
长期
短期
长期
长期
长期
3.电气、登记表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、图纸会审
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、设备代用审批
（3）调试记录
（4）施工安装记录、质量检查评定、故事处理报告
（5）电气装置交接记录
（6）竣工报告、竣工验收报告
短期
长期
长期
长期
短期
长期
JJ12-6  竣工验收  
1.竣工验收报告 永久
2.全部竣工图纸 永久
3.质量评审材料 永久
4.竣工验收会议决议文件 永久

六、设备类（SB）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注

国有资
产管理处

1.车辆、房产、大型仪器设备报废、转让全过程资料及固定资产的清查、上报的文件材料 长期  

2.学院每年资产统计报表及产权登记证 永久
3.学院招标采购类（含5万以上询价、单一来源、竞争性谈判、竞争性磋商）文件材料（中标方投标文件） 永久
4.签订合同及协议（含资产租赁合同）      长期
5.资产管理工作计划、报告、总结、调查材料等     短期
6.大型仪器设备的申购报告、计划、论证报告等 长期
7.上级或主管领导批复和准购批示 长期
8.定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 长期
9.验收报告及文件材料（5万元以上） 长期
10.设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
11.使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
12.重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存

七、出版类（CB）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
国贸系 《山东省对外贸易形势报告》等出版物 永久

八、外事类（WS）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
国际交流合作处 1.关于外事工作方面的文件、规章制度 长期
2.外事工作会议材料、纪要、记录等 长期
3.学院与境外院校（机构）签署的协议、合同     永久
4.外事工作数据统计报表     永久
5.因公出访任务批件、考察报告、重要讲话稿等     长期
6.交换生学生名单、申请表、学分转换等     长期
7.国际学生名单、录取通知书、项目证书等     长期
8.邀请、聘请外籍专家、教师的计划、批复、合同、协议书等   永久/ 长期
9.举办（承办）国际会议材料      长期
10.承担的国际交流项目申报、批复、总结等     永久  
11.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料   永久 /长期
12.其他应归档的文件材料   长期/短期

九、财会类（CK）
归档部门 归档类目名称 保管期限 备注
财务
审计处 1.上级有关针对学院财务工作的文件材料     永久
2.学院财务审计计划、总结 长期
3.学院有关财务方面的文件材料  长/短
4.财会档案销毁清册     永久
5.财务审计工作大事记 长期
6.决算报表、预算报表 永久/短期
7.会计报表 永久
8.学院有关审计事项的请示、报告及上级的批复 永久/长期
9.专项调查审计报告及材料          永久
10.干部离任经济责任审计报告    永久
11.对外签订的协议及合同 长期
12.其他应归档的文件材料 长期/短期
13.反映归档内容所涉及的照片、视频等声像材料 永久/长期
凭证及帐簿、工资清册

1.总帐
2.明细帐 长期

存放会计档案室
 短期
3.学院专项基金帐簿 短期
4.日记帐
其中：现金、银行存款日记帐 短期
长期
5.固定资产明细帐（固定资产报废清理后保管五年） 短期
6.会计凭证 短期
7.工资发放名册 永久

声像档案SX（照片ZP）
归档部门 归档类目名称 保管
期限 备注
宣传部及产生声像材料的各部门 一、重要会议、活动、参观视察

1.重要会议：学院党代会、职代会、团代会、先进表彰大会及有关党政方面的其它重大会议（开幕式、闭幕式、会议情况等） 永久

2.重大活动：校庆、教师节大会、重大节庆活动、重大展览等 永久
3.上级领导来院视察活动场面 永久
4.学院党政领导出访考察活动场面 永久
5.兄弟院校代表团来校活动场面 永久
6.院内举办其他重要活动  
二、教学  
1.学生开学、毕业典礼、军训等场面 永久
2.学代会、三好学生、先进班级、海程邦达及如隆奖金等表彰会的场面 永久
3.学生毕业生合影、名单 永久 （学工处
归档）
4.教授或在学术上造诣较深的教师授课、学生听课、师生共同探索教与学的改革等场面 永久
永久
5.学生参加实习、社会实践等场面 永久
6.学生参加市级以上举办的各种竞赛活动获奖场面 永久
7.有代表性实验室、电化教学、教室等场景 永久
8.建立实训基地等合作揭牌仪式 永久
9.各系、部举办的重要的教学活动、比赛等场面 永久
10.团委举办的重要的校外活动 永久
三、科研  
1.学术活动：指本院召开的重要科研工作会议（包括大会开幕、闭幕、大会发言等场面） 永久
四、外事  
1.外籍教师教学活动场面 永久
2.外事接待活动场面 永久
3.授予外国专家名誉教授等称号的材料 永久
4.学院师生出国学习、考察等活动的场面 永久
五、基建  
1.反映学院不同历史时期发展变化的建筑物材料（包括校门、教学楼、实验室、操场、行政办公楼、图书馆、校园风光等） 永久

2.重大项目的开工典礼、竣工等材料 永久
六、文体卫生  
1.教职工、艺术节、校庆等文艺汇演的演出剧照、演员合影 永久  
2.参加市级以上运动会比赛获奖合影，历届教职工、学生运动会盛况（包括开幕、闭幕、领导讲话、运动员比赛场面） 永久