为加强对学院办公室传真机的有效使用和管理，节约财力，杜绝浪费，特制定本办法。

一、传真机由学院办公室设专人管理使用。

二、因公需要使用传真机者，须办理下列手续。

1．填写“传真机使用审批单”。

2．加盖院印或党委印章的文稿，审批单上需有学院办公室主任的签字。

3．费用于当年年底与有关部门结算。

三、以下两种情况，不得使用传真机

1．凡涉及党和国家机密的文稿；

2．时间性不强，可用信件传递的文稿。

四、任何个人不得私自使用传真机，确属特殊情况者，按标准收费，所收款额上交院财务处。

五、传真机接收到的文件或其它材料，必须登记造册，并及时转交收件单位或收件人；需要归档的文件、材料，复印后归档。

六、传真机管理人员，要加强责任心，坚持原则，严格执行上述规定。